Satınalma süreçleri, bu mekanizmanın dışın kalanlar tarafından yanlış anlaşılabiliyor. Bu nedenle satınalma süreçlerinin niteliği konusunda genel bir bakış sunmak istiyoruz.
Satınalma, esasen bir şirketin günlük faaliyetlerini yürütmek için ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin elde edilmesini içeren hayati bir iş fonksiyonudur.
Şirketin kârlılığını etkileme gücüne sahip olan satınalma, şirketin ihtiyaç duyduğu malzemeleri en düşük maliyetle elde etmesini ve mümkün olan en fazla değeri sunmasını sağlayabilir.
Satınalma Süreçleri...
Satınalma süreçleri, işletmelerin dış kaynaklardan mal veya hizmet satınalmak için kullandıkları adımlar ve prosedürler bütünüdür.
Her şirketin yapısına ve ihtiyaçlarına bağlı olarak büyük değişiklikler gösterebilse de genellikle aşağıdaki temel adımları içerir:
- Şirketin hangi mal ve hizmetlere ihtiyacı olduğunu belirlemek
İşletme öncelikle belirli bir ürün veya hizmet için gereksinimlerini belirlemelidir. - Satınalma talebi göndermek
İhtiyaç duyulan mal veya hizmet belli olduktan sonra, satınalma ekibi inceleme ve onay için uygun departmana bir satınalma talebi gönderebilir. Satınalma talebi, neye ihtiyaç duyulduğunu, neden ihtiyaç duyulduğunu, ne zaman ihtiyaç duyulduğunu ve ne kadara mal olacağını belirten bir belgedir. - Tedarikçileri değerlendirmek ve seçmek
Ardından, satınalma ekibi istenen mal veya hizmeti sağlayabilecek potansiyel tedarikçileri araştırır. Bu kapsamda, itibar, kalite, fiyat, teslimat süresi, bulunabilirlik ve sürdürülebilirlik uygulamaları değerlendirilir. Satınalma ekibi daha sonra çeşitli kriterlere göre bir veya daha fazla tedarikçi seçer ve bunlarla şartları görüşür. - Sipariş oluşturmak
Bir tedarikçi seçtikten ve hüküm ve koşullar üzerinde anlaşmaya vardıktan sonra, satınalma ekibi bir sipariş (PO) oluşturur. Bu, bir tedarikçiden mal veya hizmet satın alma yetkisi veren resmi bir sözleşmedir. PO, miktar, fiyat, teslim tarihi, ödeme koşulları ve diğer özellikler gibi ayrıntıları içerir. - Malları teslim almak ve incelemek
Tedarikçi, PO tarafından sipariş edilen mal veya hizmetleri teslim ettiğinde, satınalma ekibi bunları alır ve üzerinde anlaşmaya varılmış olan spesifikasyonlara ve kalite standartlarına uygun olup olmadıklarını kontrol eder. Herhangi bir tutarsızlık veya kusur varsa, satınalma ekibi bunları tedarikçiye bildirir ve değiştirme veya para iadesi talep eder. - Üçlü karşılaştırma
Tedarikçiye ödemeyi onaylamadan önce, satınalma ekibi PO, fatura ve mal veya hizmet makbuzunun tutarlı ve doğru olup olmadığının kontrol edildiği bir üçlü karşılaştırma yapar.
Bu, fazla ödemelerin, eksik ödemelerin veya dolandırıcılığın önlenmesine yardımcı olur. - Faturayı onaylamak ve ödemeyi ayarlamak
Satınalma ekibi, Her şeyin yolunda olduğunu teyit ettikten sonra tedarikçiden gelen faturayı onaylar ve üzerinde anlaşmaya varılmış şartlara göre ödemeyi ayarlar. Ödeme yöntemi, para birimi, konum ve her iki tarafın tercihi gibi faktörlere bağlı olarak değişebilir. - Tüm işlemlerin kayıtlarını tutmak
Satınalma sürecindeki son adım, her bir siparişle ilgili tüm işlemlerin kayıtlarının tutulmasıdır.
Bu kapsamda, satınalma talepleri, PO'lar, faturalar, makbuzlar ve ödeme onayları gibi belgeler kaydedilir. Bu kayıtlar harcamaların izlenmesine, performansın takip edilmesine, uyumluluğun sağlanmasına ve denetimlerin desteklenmesine yardımcı olur.